home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Technotools / Technotools (Chestnut CD-ROM)(1993).ISO / lantools / bibln101 / biblnet.doc < prev    next >
Text File  |  1992-03-25  |  47KB  |  999 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.         BIBL/NET
  8.         NetWare version
  9.  
  10.  
  11.         release 1.01
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.         (c) 1992 Clyde W. Grotophorst
  45.             GMUtant Software
  46.             Route 1, Box 296
  47.             Hamilton, Virginia 22068
  48.             U.S.A.
  49.  
  50.  
  51.                  BIBL/NET is NOT Freeware or Public Domain...
  52.  
  53.         BIBL/NET is SHAREWARE. If you use BIBL/NET for more than 30
  54.         days, you must register the software. Non-registered users
  55.         of this software are granted a limited license to make an
  56.         evaluation copy for trial use on a private, non-commercial
  57.         basis, for the express purpose of determining whether BIBL/NET
  58.         meets their needs. At the end of this trial period, (30 days)
  59.         you should either register your copy of the software or
  60.         discontinue use.
  61.  
  62.         Registration licenses you to use the product on a regular
  63.         basis. Registration also provides you with access to the GMUtant
  64.         Online BBS ((703) 993-2219) as a registered user--where you may
  65.         receive support, leave questions, requests for enhancements, or
  66.         download the latest release of the program. 
  67.  
  68.         The registration fee for BIBL/NET is $ 195.00 (U.S) per
  69.         server (1-50 simultaneous users). Once you have registered,
  70.         you will receive by return first class mail:
  71.  
  72.         A version of BIBL/NET which supports 1-50 simultaneous
  73.         users. (Please specify 3.5" or 5.25" diskette). This version
  74.         does not use a logging file to track users and is compiled
  75.         specifically for 286/386/486 servers.
  76.  
  77.         A printed manual which provides more detailed information than
  78.         that found in this SHAREWARE documentation.
  79.  
  80.         Five (5) copies of BIBL - single user (registered version). This
  81.         program creates and uses databases compatible with the
  82.         network version of BIBL but does not require logging onto
  83.         the LAN to operate.  Your users may find this verison
  84.         meets their needs for maintaining private (non-networked)
  85.         databases on their local machine.
  86.  
  87.         Automatic updates for 90 days.  You may extend your
  88.         subscription in the automatic update plan to one year
  89.         for an additional $ 35.00.
  90.         
  91.                              * * * * *
  92.  
  93.         Send your name, address and registration payment to:
  94.  
  95.                             Clyde W. Grotophorst
  96.                             Route 1, Box 296
  97.                             Hamilton, Virginia 22068
  98.  
  99.                           BIBL/NET features include:
  100.  
  101.         - full NOVELL locking supported. Advanced routines enable
  102.           BIBL to avoid record-locking (which has a serious impact
  103.           on network performance) and yet provide complete database
  104.           integrity.
  105.         - support for up to 50 simultaneous users
  106.         - six levels of security ensure database integrity and
  107.           protect files from unwanted modification. BIBL/NET
  108.           automatically defaults to READ-ONLY access if a user is
  109.           not in the BIBL security database--making it easy to
  110.           offer BIBL/NET to most users.
  111.         - multiple databases are supported 
  112.         - mouse-support 
  113.         - easily understood user interface (bounce-bar menus or accepts
  114.           first letter of each command).
  115.         - five indexes are maintained (in a single file) for fast
  116.           retrieval and sorted extracts (author, author/title, title,
  117.           subject, and descriptor).
  118.         - up to 8 words from the descriptor field are indexed individually.
  119.         - each user has a system record which stores his 'home'
  120.           directory (for export).
  121.         - produces bibliographies in several forms (brief, annotated,
  122.           full (and with registered version labelled), full) based on
  123.           information in any field. Each bibliography is sorted by
  124.           author, then within author, by title.
  125.         - when no match is made on an indexed search, BIBL/NET displays
  126.           where in the index your query would have appeared (near misses).
  127.         - produces a wide variety of lists (in ASCII form) which may be
  128.           printed or edited with any word-processor that accepts ASCII
  129.           files for input (most do).
  130.         - an ASCII file viewer that supports a mouse, and is
  131.           moveable, resizeable, and ZOOMable. File viewer points
  132.           automatically to users 'local' directory--the same place
  133.           BIBL/NET export files (reports) are routed.
  134.         - ability to print or save to disk any individual record.
  135.         - main menu screen always reports active database, security
  136.           level of user, and number of records in the file.
  137.         - verification of keywords during data entry (if desired)     
  138.         - Boolean AND, OR, NOT searching supported for ALL fields. Up to
  139.           four terms may be used. May also limit search to descriptor field.
  140.         - Selected reports (list of subjects, list of titles, etc) may be
  141.           viewed onscreen and/or sent to disk.
  142.         - BIBL/NET can produce a comma-delimited file of the database.
  143.         - any ASCII file may be used for display when I (INFORMATION) is
  144.           pressed on the main menu.
  145.         - Shell to DOS (heap compression frees additional memory)
  146.         - Global Find & Replace for text in ANY field, across a database.
  147.         - BIBL/NET will run in 43/50 line mode.
  148.  
  149.  
  150.  
  151.                               INSTALLATION
  152.  
  153.         Installing BIBL/NET on your network is relatively simple.
  154.         Follow these three steps:
  155.  
  156.         1. On your local machine (not necessarily on the net)
  157.         run BNETSEC.EXE to create the security database (BIBLSEC.DAT
  158.         and BIBLSEC.IX) BIBL uses.  When finished, move BIBLSEC.
  159.         DAT and BIBLSEC.IX to the public (applications) directory where
  160.         you will be running BIBLNET.EXE.  IMPORTANT! Flag both
  161.         BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX as RWSH (read/write share
  162.         hidden).
  163.  
  164.         This will allow BIBL/NET to find them but hide
  165.         them from your users. Note that the information in 
  166.         BIBLSEC.DAT is encrypted...to aid in maintaining security. 
  167.         ONLY code within BIBLNET (the program) and BIBLSEC (the
  168.         security maintenance utility) will enable you to 'see'
  169.         what's in the security database. For this, and other
  170.         obvious reasons, don't put BNETSEC.EXE in your public
  171.         directory--otherwise users will have access to your
  172.         security.
  173.  
  174.         2. Copy BIBLNET.EXE and BIBLNET.HLP to the public (applications)
  175.         directory where you just put BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX. Flag 
  176.         both files ROS (read only share).  If you want to install the 
  177.         demostration database, copy DEMO.DAT and DEMO.IX to that directory
  178.         as well. Flag those files RWS (Read-Write, SHARE).
  179.  
  180.         3. Log onto the network and type BIBLNET to activate the
  181.         program. Enter your user name (you assigned it during
  182.         your initial session with BNETSEC.EXE), then your
  183.         password.  You will then be given access to the program.
  184.  
  185.  
  186.                             BIBL/NET SECURITY
  187.  
  188.          When a user signs onto the BIBL/NET system, he must provide
  189.          a UserName (which you assign) and a password. Based on
  190.          this information, BIBL/NET checks the security database and
  191.          assigns the user a security level (0 - 5). The security
  192.          level of the user determines what sorts of things he
  193.          can do within the program.
  194.  
  195.          LEVEL 0: A user with Security Level 0 receives READ-ONLY
  196.          access to BIBL/NET databases. No export is allowed. This
  197.          might be the security level for GUEST users...  Note
  198.          that you don't really need an entry in your security
  199.          file for LEVEL 0 users...that's the default.
  200.  
  201.          LEVEL 1: Similar to level 0, although user is allowed to
  202.          export data from public databases to his local workstation.
  203.  
  204.          LEVEL 2: User may add records but has no edit or delete
  205.          capability.
  206.  
  207.          LEVEL 3: User may add records. User may also edit and/or
  208.          delete any records he or she has created, but not records
  209.          created by others. This is probably your most common
  210.          security level--at least for users you want to have
  211.          adding records...but unable to delete records added
  212.          by others.
  213.  
  214.          LEVEL 4: User may add, edit or delete *any* records in *any*
  215.          public database.
  216.  
  217.          LEVEL 5: All rights. This user may also create and/or delete
  218.          databases and may initiate index rebuilding and ASCII
  219.          (BIX file) import.  You should not have too many LEVEL 5
  220.          users since some activities able to be performed by this
  221.          level user will have a dramatic impact on BIBL/NET's
  222.          performance for other users (e.g., importing ASCII (BIX) files).
  223.  
  224.        For each user, beyond assigning a user name (12 characters max),
  225.        a password (11 characters max) and a security level (1-5), you
  226.        may also indicate a subdirectory on their local machine where
  227.        exported information (reports, individual record dumps, etc)
  228.        may be directed.  The individual user may modify either his
  229.        password or this Local Export path at any time from the
  230.        BIBL/NET maintenance menu.
  231.  
  232.        Additionally, you must assign a 3 letter code for each user
  233.        (typically their initials). This code is 'STAMPED' in each
  234.        record that individual creates on the system.  It is this code
  235.        that BIBL/NET checks (along with the user's security level) to
  236.        determine who may delete and/or edit the record.  You might
  237.        consider using letters that don't typically occur in words...
  238.        in that way, you can find all the records 'owned' by a given
  239.        user by searching the code under FULL SEARCH.
  240.  
  241.        Typical entry in the security database:
  242.  
  243.        UserName: WALLYG
  244.        Password: MRWALDO
  245.        UserStamp: CWG
  246.        SecurityLevel: 3
  247.        ExportPath: C:\BIBL\
  248.  
  249.                              * IMPORTANT *
  250.  
  251.        After building your initial security database
  252.        (BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX), move both files to the
  253.        network drive where BIBLNET.EXE resides and flag both
  254.        files (BIBLSEC.DAT and BIBLSEC.IX) as HIDDEN, READ/WRITE.
  255.  
  256.        The data in the file is encrypted so users can't download
  257.        the datafile and deduce passwords; however, if you don't
  258.        HIDE the files, BIBLSEC.DAT will show up as a database
  259.        under BIBL and cause a trashed display for the user who
  260.        selects it!
  261.  
  262.                Adding more users at a later date
  263.  
  264.        To add additional users at any time, run BNETSEC and
  265.        point it to your production security database on the
  266.        network drive. This is done via the command line
  267.        (e.g., BNETSEC Y:\APPS\GMUTANT). BNETSEC implements
  268.        file locking to enable you to modify the database--even
  269.        if a user is simultaneously updating his or her
  270.        record (password or export directory).
  271.  
  272.  
  273.  
  274.                             SYSTEM  OVERVIEW
  275.  
  276.         BIBL (rhymes with nibble) /NET is a simple to use, networked online
  277.         catalog for your personal and/or business library. Written in
  278.         Turbo Pascal 6.0 and using full B-tree indexing (thanks to
  279.         TurboPower's B-Tree Filer package), the system is fast, small,
  280.         and very efficient. Menu-driven, BIBL/NET can be used to track your
  281.         book collection, article reprints, index your vertical file,
  282.         manage a small office library, and so on... In most areas
  283.         bounce-bar menus are used. To select a particular option,
  284.         move the bar via the cursor until your desired operation
  285.         is highlighted, then press RETURN. If you're a touch typist,
  286.         you might prefer pressing the highlighted letter within (or
  287.         just to the left of) the choice you wish to make (e.g.,
  288.         Press S to activate SEARCH on the main menu). On single
  289.         line menus (e.g., when displaying matches), you may hit the
  290.         highlighted letter to execute the command, or move between
  291.         them via the TAB key. Clicking a mouse on your menu choice
  292.         will also activate it.
  293.  
  294.         Command Line Switches ( DatabaseName or /m or /v )
  295.  
  296.         DATABASE SELECTION. Put the name (DAT extension unnecessary)
  297.         of the database you want to use on the command line if
  298.         desired. This will bypass the selection menu if you have more
  299.         than one *.DAT/*.IX combination in the same subdirectory.
  300.         For example: BIBLNET DEMO /m [RETURN] at the DOS prompt would
  301.         activate BIBL in monochrome mode and open the database named
  302.         DEMO.
  303.  
  304.         If on a monochrome monitor you find you can not clearly read the
  305.         various BIBL/NET status line displays, activate program with an '/m'
  306.         switch (for mono), e.g., BIBLNET /M <cr>.
  307.  
  308.         You may use any combination of command line arguments, in any
  309.         order--with the exception that FILENAME if it appears must
  310.         be the first one.
  311.  
  312.         BIBL/NET will also run in 43 or 50 line mode (EGA or VGA) if you
  313.         start the program with a /v switch. BIBL/NET will automatically
  314.         detect hardware and make the appropriate setting.
  315.  
  316.  
  317.                           MAIN MENU OPTIONS
  318. Security   Option
  319. Level      Description
  320.  
  321. 0-5        L  List items in the database. This option allows you to
  322.            move through the database a record at a time. The records
  323.            appear in the order in which they were entered into the
  324.            system. Pressing L on the main menu takes you to the last
  325.            record in the file (the assumption being that you are
  326.            probably more interested in the more recent records). You
  327.            may move about the file via the J (Jump) command--which
  328.            'jumps' you to the record number you enter. If user has a
  329.            security level of 2 or below, the edit and delete options
  330.            are disabled. At level 3, options are enabled if user
  331.            created the records (record contains his 3 letter User
  332.            Stamp).
  333.  
  334. 0-5        S  Search a database. Supports a variety of search types.
  335.  
  336. 1-5        E  Export data. Enables user to produce a variety of
  337.            reports, including bibliographies.
  338.  
  339. 1-5        V  View ASCII file(s). Allows user to look at an ASCII file.
  340.            If you are using the registered version, and have
  341.            installed a word processing program (e.g., WordPerfect)
  342.            as your external editor/viewer, then pressing V calls
  343.            that program and passes the name of the file to view.
  344.  
  345. 2-5        M  Maintenance functions. This function provides a variety
  346.            of support operations (adding records, rebuilding indexes,
  347.            creating new databases, deleting databases, Shell to DOS,
  348.            etc). The number of options displayed depends on the
  349.            user's security level.
  350.  
  351. 0-5        D  Database selection. Once you have created a second
  352.            database, this function allows you to move between
  353.            database files.
  354.  
  355. 0-5        I  Information on BIBL/NET. Pressing I on the Main Menu causes
  356.            the file BIBL.HLP to display in a window on your screen.
  357.            To create your own help file, make an ASCII file and name
  358.            it BIBL.HLP. You do not have to worry about page breaks
  359.            or other formatting.
  360.  
  361. 0-5        R  Registration Information. This option appears only on
  362.            the UNREGISTERED test-drive version. It explains how
  363.            to register the software and receive the 50 user
  364.            version of BIBL/NET. This option is not in the registered
  365.            version of the program.
  366.  
  367. 0-5        Q  Quit to DOS. Closes all files, halts program and exits.
  368.  
  369.                                 DATABASES
  370.  
  371.         BIBL/NET can manage up to 200 distinct databases. While the
  372.         structure of each database is the same, you may have
  373.         several--enabling you to separate out records that belong
  374.         together. Each 'database' consists of two files (*.DAT and *.IX).
  375.         You create empty databases from the Maintenance sub-menu. Once
  376.         created, you may select (or activate) a particular database via
  377.         the Database Selection option on the main menu.
  378.  
  379.                             SEARCHING THE DATABASE
  380.  
  381.         To search, press S at the main menu, then via the light bar
  382.         select which field you wish to search (Author, Title, Subject,
  383.         etc.). Once you have selected the field you wish to
  384.         search, a 'QUERY' box will appear. Enter the text you wish
  385.         to locate in this box, at the 'Query >>' prompt.
  386.  
  387.         You may search text in ANY field of a BIBL/NET record. Matches are
  388.         made using your input as a stem; that is, if you enter SMI and
  389.         SMITH exists, you'll get a match (it's called implied truncation).
  390.  
  391.         Note that while retrieval on indexed fields is very fast, searching
  392.         non-indexed fields (e.g., line 3 of the note field) is much slower.
  393.         On non-indexed fields, BIBL/NET must read each record, comparing your
  394.         query with the contents of the field. You may abort a non-indexed 
  395.         search by pressing any key to interrupt. On indexed field searches, 
  396.         if BIBL/NET can not find a match for your query, it will display 
  397.         several index entries that come before and after where your 
  398.         query would have fallen in the index. As your database grows, this 
  399.         becomes more useful.
  400.  
  401.         If you want to abandon searching after you have selected a particular
  402.         field to search, press RETURN instead of entering a search statement
  403.         at the 'Query >>' prompt. You will be returned to the main menu.
  404.  
  405.  
  406.                         BOOLEAN SEARCHING (AND / OR / NOT)
  407.  
  408.         Use BOOLEAN search to search for up to 4 terms in a record. You
  409.         may search either the full record or limit the search to the
  410.         descriptor field. BOOLEAN searching does not use an index, so
  411.         retrieval time is a bit longer. When the full record is searched,
  412.         a high speed search algorithm (Boyer-Moore) is employed--this yields
  413.         a significant performance improvement over searching just the
  414.         Descriptor field--where BIBL/NET uses a more traditional approach
  415.         (reading each record and comparing the field to your input).
  416.  
  417.         You may select either BIX format (for subsequent transfer to another 
  418.         database) or plain ASCII (no labels, formatted like QUERY.TXT entries).
  419.         You give BIBL/NET a name for the output file and based on your 
  420.         format choice, the extension (BIX or TXT) is automatically 
  421.         appended. 
  422.  
  423.         EDITING/DELETING RECORDS IN THE DATABASE
  424.  
  425.         You may enter EDIT mode either via a search or by the LIST function
  426.         (press E when the desired record displays.  You may well find editing
  427.         via LIST more efficient (since BIBL/NET does not return you to the
  428.         search menu after a change is made).
  429.  
  430.         As you first enter EDIT mode, the author's name field will be
  431.         highlighted. Make any changes you desire, using the cursor arrow
  432.         keys to move between fields. When you have finished making changes,
  433.         press ESC (or RETURN if line 7 of the note field is highlighted).
  434.         You will receive an 'OK to file (y/n)?' prompt. Respond with:
  435.  
  436.          Y - The index will be updated if editing changed an indexed field.
  437.          N - Changes will be discarded. The original record redisplays.
  438.  
  439.         You may also enter EDIT mode via the 'List records in the
  440.         database' option from the main menu. The only difference between
  441.         editing from this menu choice instead of SEARCH is that BIBL will
  442.         display all records in the database, beginning with the last
  443.         record. With the 'Jump' command, you may find this method of
  444.         editing superior to that offered during a search--you don't exit
  445.         the loop after performing an edit.
  446.  
  447.  
  448.         MAINTENANCE MENU
  449.  
  450.         The MAINTENANCE menu appears with level 2 or greater security.
  451.         It offers several options (the specific ones offered are 
  452.         determined dynamically based on a user's security level):
  453.  
  454.          - Add Records to the Database (level 2 or greater) 
  455.          - Rebuild Index for active database (level 5 only)
  456.          - Shell to DOS (level 2 or greater)
  457.          - Make a new database (level 4 or greater)
  458.          - Delete a database (level 4 or greater
  459.          - Import a BIX (ASCII) file (level 4 or greater)
  460.          - Global Find / Replace (level 4 or greater)
  461.          - Network Information (level 2 or greater)
  462.          - Change User Password/Export Directory (level 2 or greater)
  463.          - Quit to Main Menu
  464.  
  465.  
  466.         ADDING RECORDS TO A DATABASE
  467.  
  468.         Each database is limited to 2 billion records although you'll run
  469.         out of disk space long before that becomes an issue. To begin
  470.         working toward that 2 billion, press A as the main menu displays.
  471.  
  472.         A blank record appears on the screen. Enter data in the
  473.         highlighted fields. If you want to skip a field, just press
  474.         RETURN when the cursor is inside that field's highlighted box.
  475.  
  476.         When you are finished, either press return when the highlighted
  477.         box is in line 7 of the note field, or press ESC.
  478.         BIBL/NET will then offer a prompt line at the bottom of the screen,
  479.         asking to file the record, continue editing, verify keywords or
  480.         abandon it. You may click the appropriate response with your mouse
  481.         or enter the highlighted first letter of the option you desire
  482.         (e.g., A to Abandon).
  483.  
  484.         [Y] Yes, file record. This will add the record to the database
  485.             and update the index file (unless all fields in the record
  486.             are empty, in which case the command to file is ignored).
  487.         [N] No, edit Record. Returns cursor to 1st field of record.
  488.         [V] Verify. BIBL/NET checks each descriptor against the database,
  489.             showing you which ones are currently used. This helps with
  490.             maintaining a 'controlled vocabularly.'
  491.         [A] Abandon. Releases data and returns you to the main menu.
  492.          
  493.  
  494.                                 BIBL/NET INDEXING
  495.  
  496.         Five indexes are maintained in the single file: 1) the first 20
  497.         characters of the author field, 25 characters of the TITLE field,
  498.         the entire SUBJECT field, each word (something with a space
  499.         before and after it) of the DESCRIPTOR field (must be more than a
  500.         single character), and a fifth index for author/title sorting.
  501.         By putting all five indexes in a single file, performance is
  502.         improved over systems that put each index in its own file--DOS
  503.         does not allocate a large number of file handles for BIBL's use.
  504.  
  505.         Information is stored in upper case in the index file and your
  506.         query is converted to upper case before a search begins--thus you
  507.         don't have to worry about capitalization (although the way you
  508.         enter data is the way it will display and appear in any ASCII
  509.         file created by BIBL.
  510.  
  511.         FIELDS (Subject vs Descriptor): Most fields are obvious, but you
  512.         might not be familiar with the distinction we're making between
  513.         subject and descriptors. Put the most important term in the
  514.         subject field and other less useful but desired descriptive terms
  515.         in the DESC: field.
  516.  
  517.         EVERY word (anything between spaces) in the descriptor field
  518.         is individually indexed.
  519.  
  520.         Caution: No term in the descriptor field can be longer than 20
  521.         characters (or it will be truncated to 20 characters in the
  522.         index). The indexing algorithm considers a word to be anything
  523.         between two blank spaces. If you have a compound term, include a
  524.         '-' between the words so they'll be considered a single term
  525.         (e.g., 'World-War-II' is considered 1 term while 'World War II'
  526.         is three.). Up to 8 words in any one DESC field will be indexed.
  527.         A single letter WILL NOT be indexed. Each 'word' must be longer
  528.         than one character.
  529.  
  530.         LOCATION: You may use the location field for either a
  531.         classification number (if your organization system is
  532.         that evolved) or simply where you have stored the
  533.         physical item referenced in the BIBL record.         
  534.  
  535.         REBUILDING INDEXES
  536.  
  537.         BIBL includes an index rebuild function to create new indexes from
  538.         the database file on demand. You may never need this function,
  539.         but if add records through the ASCII import function; take a
  540.         power hit during data entry, or experience some other sort of
  541.         hardware (disk) failure, the index can become invalid or
  542.         corrupted.
  543.  
  544.         Rebuilding indexes will correct any problems of this sort. When
  545.         rebuilding the indexes, BIBL provides a graph which shows the
  546.         status of the effort (0%-100% complete for each index). If you
  547.         have fewer than 50 records, the blocks in the graph represent
  548.         each record. 
  549.  
  550.         SHELL TO DOS
  551.  
  552.         BIBL allows you to drop out of the program momentarily and return
  553.         to your DOS prompt. This option allows you to delete files, use
  554.         a program like LIST to view a file, check disk space, or do other
  555.         DOS-type things. BIBL provides a special prompt to remind you to
  556.         enter EXIT to return to the program.
  557.  
  558.         When you type EXIT, BIBL will reactivate and check to see that
  559.         the operating system is still defaulting to the sub-directory
  560.         where your BIBL files are kept. If not, BIBL will change to
  561.         that drive and directory before continuing. If BIBL is unable to
  562.         change to the original sub-directory, you will receive a message
  563.         to that effect...so you can manually issue the command (e.g.,
  564.         CD\BIBL <cr>) from the DOS prompt.
  565.  
  566.         MAKE A NEW DATABASE.
  567.  
  568.         To create a new, empty database, press M on the maintenance menu,
  569.         then enter a name for the database file. You may enter up to 8
  570.         letters for your database name. You should try to give the file
  571.         a name that will later give some indication of the file's
  572.         contents.
  573.  
  574.         TIP: When creating databases, give your most popular file a
  575.              name that sorts first. The Database Selection option on
  576.              the main menu sorts the various *.DAT files before
  577.              displaying them. The first file in the list will be
  578.              highlighted when the list displays. If it is the file
  579.              you want, just press RETURN (or ESC).  Note that you can
  580.              also specify a database on the command line when
  581.              activating BIBL from the DOS prompt (e.g., BIBL Myfile).
  582.  
  583.  
  584.         DELETE A DATABASE.
  585.  
  586.         You may use this function to delete a database and it's
  587.         associated index file. You may also delete a database and index
  588.         by simple using the DOS delete command while at the DOS prompt.
  589.         BIBL dynamically determines your databases by scanning the
  590.         directory where BIBL.EXE resides for files ending with the *.DAT
  591.         extension. You may NOT DELETE the database you are currently using.
  592.  
  593.         IMPORT a BIX (ASCII) FILE
  594.  
  595.         Using the ASCII import option enables you to read any labelled
  596.         ASCII file into the currently active BIBL database. The file
  597.         separated with **'s and each line is labelled. The labelled
  598.         option under the Export Menu creates this format as does the
  599.         Transfer option when displaying an individual record.
  600.         If you want to experiment with ASCII import (say you're trying to
  601.         import an ASCII file from some other source--like bibliographic
  602.         data downloaded from a CD-ROM), you should follow these steps:
  603.  
  604.         1. Use MAKE A NEW DATABASE option on maintenance menu to create a
  605.            database called something like TEST
  606.  
  607.         2. Use DATABASE SELECTION on the main menu to select the TEST
  608.            database.
  609.  
  610.         3. Run ASCII import from the maintenance menu. You BIX file must
  611.            be in the same subdirectory where BIBL.EXE resides.
  612.  
  613.         4. After reviewing the results (the records added to TEST),
  614.            select the database you want to use and run ASCII import
  615.            again. When finished, you can delete TEST.DAT and TEST.IX
  616.            via Delete a Database (on the maintenance submenu).
  617.  
  618.         For CD-ROM downloads from ERIC, ABI/Inform, PsycInfo and Medline
  619.         get CD2BIBL...from the GMUtant BBS or Compuserve (IBM APPS).
  620.  
  621.         GLOBAL FIND/REPLACE
  622.  
  623.         You may make global changes ('find & replace') to text in any
  624.         record across your database. 
  625.  
  626.         To make a global find and replacement, select the field you want
  627.         to modify (the database will be the currently active file--the
  628.         database that displays on the status bar at the bottom of your
  629.         screen). After selecting the field to modify, you must next
  630.         enter the original text (what's currently in the record(s)) and
  631.         then the new text. In both situations (the finding and the
  632.         replacing) the case of the text you enter is significant and your
  633.         'find' input must match the database EXACTLY.
  634.  
  635.         Be advised that the subsitution you instruct BIBL to make
  636.         will occur anywhere BIBL finds a match for your 'change'
  637.         text. Without a bit of thought on your part, this can quickly
  638.         become a nightmare.  If you elect to change a short word--one
  639.         that also appears as part of a larger word in the same field--you
  640.         can have problems. For example, asking BIBL to change NETWORK
  641.         to LAN can (if you also have NETWORKING in the same field) lead
  642.         rather quickly to LANING...
  643.  
  644.         You are not limited to whole word changes (if the text you enter
  645.         happens to match a few letters inside another word in that field,
  646.         it will be changed. Again, think your change through before you
  647.         begin.
  648.  
  649.         It is possible that the length of your replacement term(s) will
  650.         force the truncation of the field. For example, if your
  651.         descriptor field has 60 characters and you change one 5 letter
  652.         word to a 15 letter word, the field would now be 75 characters
  653.         long...so the last 5 characters of your field after the 5 letter
  654.         word becomes a 15 letter one will be chopped off.
  655.  
  656.         NETWORK INFORMATION
  657.  
  658.         Selecting N on the Maintenance menu brings up a screen of 
  659.         information about your network. BIBL/NET will attempt to
  660.         tell you:
  661.  
  662.                     the interface card in the server
  663.                     version of NETWARE in use
  664.                     maximum number of connections supported
  665.                     number of connections in use
  666.                     current broadcast status
  667.          
  668.          and so on.
  669.  
  670.  
  671.         CHANGE USER PASSWORD / EXPORT DIRECTORY
  672.  
  673.         This option allows the user to change his password and the
  674.         path (drive and subdirectory) where BIBL points the file
  675.         viewer, writes export files, and transferred or saved records.
  676.         BIBL/NET will place the '\' at the end of the path name
  677.         if it is not added by the user.  If the export field is
  678.         blanked out, BIBL/NET will not allow export.
  679.                 
  680.         EXPORT MENU
  681.  
  682.         
  683.         While BIBL/NET offers only limited print support, it will dump your
  684.         database to disk in an ASCII file--which you can then edit and
  685.         print using your favorite word processor.
  686.  
  687.         Blank fields do not appear in the ASCII files BIBL creates.
  688.         (the exception being DELIMITED format).
  689.  
  690.         You may select Author, Title, Subject, Delimited or the order
  691.         records appear in the database. Note that each time you call the
  692.         dump to disk routine it overwrites any previously created file.
  693.         Here is a list of the files created via the Export function.
  694.         Where you are given the option of naming the file, you should use
  695.         a *.TXT extension when possible. This will allow you to see all
  696.         available export files under the VIEW function when you accept 
  697.         the default *.TXT mask.
  698.  
  699.         BIBL/NET writes export files to the user's Export Directory
  700.         (typically one on their local machine).  
  701.  
  702.         BIBL can create ASCII files (full, annotated or brief form) for
  703.         all records that contain your search string.
  704.  
  705.         Annotated form will produce a listing with author, title,
  706.         publisher and the notes fields. Brief includes only the author,
  707.         title, and publisher field. Below, a sample 'annotated' reference
  708.         appears:
  709.  
  710.         Bratley, Paul and Choueka, Yaacov
  711.                 Processing Truncated Terms in Document Retrieval Systems.
  712.         Information Processing and Management v18 n5 p257-66 1982
  713.  
  714.             Presents uniform and efficient approach for processing all
  715.         truncated query terms in information retrieval which requires one
  716.         disk access to obtain from the permuted dictionary all strings
  717.         represented by truncated term. The problem of the overhead
  718.         storage required to implement the permuted dictionary is
  719.         discussed. Fifteen references.
  720.  
  721.         You assign the name for the bibliography output file. If the name
  722.         is already in use, BIBL asks you to use another name. Note that using
  723.         the Word Processing [WP] format option will produce a citation
  724.         where fields follow one another on a line. A hard return follows
  725.         the PUBL field.
  726.  
  727.           Bratley, Paul and Choueka, Yaacov. Processing Truncated
  728.         Terms in Document Retrieval Systems. Information Processing and
  729.         Management. v18 n5 p257-66. 1982.
  730.  
  731.         'Smart' Punctuation [WP format]
  732.  
  733.         As BIBL creates your bibliography, it will check to see
  734.         if each field ends with punctuation. If so, the existing
  735.         punctuation will be written to your file. If not, BIBL
  736.         will add periods after each field. This saves you having to
  737.         use end-of-field punctuation in your BIBL database entry.
  738.  
  739.         DELIMITED FORMAT
  740.  
  741.         Delimited format is used when you want to move your BIBL database
  742.         to dBASE or some other database system (why?). The next few
  743.         paragraphs point out a few things you should be aware of:
  744.  
  745.         Note that in delimited format BIBL will change any quotation mark
  746.         that appears in the Title, Descriptor, or Note fields to a single
  747.         quote--to preserve the exported data's integrity. If any double
  748.         quotes were to appear in the exported data (that is, anywhere
  749.         other than between the fields), the the importing program might
  750.         not process the data correctly.
  751.  
  752.         For example, if you have: Jones is author of the article, "This
  753.         is My Life's Work." in your note field, under delimited format,
  754.         BIBL will export: "Jones is author of the article, 'This is My
  755.         Life's Work.'"
  756.  
  757.         A CR/LF appears at the end of each record. dBASE will accept this
  758.         for input if you first set up a dBASE file with the proper
  759.         structure. Use the field lengths as they appear at the end of
  760.         this documentation. With the database structure created, activate
  761.         dBASE and issue the following command:
  762.  
  763.          . USE MYBOOKS <cr>
  764.          . APPEND FROM BIBLDLM.TXT DELIM <cr>
  765.  
  766.         LIST SUBJECTS/LIST DESCRIPTORS (Keywords)
  767.  
  768.         You should use these export functions periodically to check the
  769.         uniformity of your subject headings and descriptor fields. For
  770.         example, if your list shows you have 10 items under computer and
  771.         1 under computers, you should edit the COMPUTERS entry (changing
  772.         it to COMPUTER). As an aid in helping you identify the records, a
  773.         bit of the title is included with each entry.
  774.  
  775.         Note that there is an entry in the list for each heading in a
  776.         record (if you have 10 records with the subject BASEBALL, you'll
  777.         get 10 entries for BASEBALL in the SUBRIEF.TXT file).
  778.  
  779.         KEYWORD.TXT - this option lists all terms used in the descriptor
  780.         field of your database. With each term, the number of times it
  781.         appears is also listed. This list can be a big help in
  782.         eliminating redundant terms and consolidating similar terms to
  783.         yield a stronger database.
  784.  
  785.                                  Related Topics
  786.  
  787.         Send To Disk. Beyond creating large reports, during any search
  788.         you may elect to send a copy of a single record to an
  789.         ASCII file (QUERY.TXT). Each time you press 'S' a copy is
  790.         appended to this file. When you are finished with the file,
  791.         delete it (via DOS) or rename it. Then when you next send a
  792.         record to disk, BIBL will create a new copy of QUERY.TXT.
  793.  
  794.         Transfer: Any time an individual record is displayed, you have
  795.         the option of copying it to a transfer file (TRANSFER.BIX).
  796.         Pressing T (or clicking on the word 'Transfer' will add the
  797.         record to TRANSFER.BIX.
  798.  
  799.         To move the records in TRANSFER.BIX use ASCII import on the
  800.         maintenance menu.  Be sure to delete any existing TRANSFER.BIX
  801.         file if you want to make a file of new records...if TRANSFER.BIX
  802.         exists on your disk, transferred records will be appended to
  803.         it. If it is missing when 'T' is pressed, BIBL will create
  804.  
  805.          USAGE NOTES / TIPS
  806.  
  807.         A. Here are some of the ways we've heard BIBL is being used:
  808.  
  809.          - as an online index to a personal book collection.
  810.          - tracking magazine articles.
  811.          - indexing a vertical file (for non-library types, a vertical
  812.            file is usually a filing cabinet of clippings, brochures, etc.).
  813.          - using BIBL instead of 3x5 cards for research.
  814.          - tracking reserve reading materials in a corporate library.
  815.          - with /p (OPAC) switch set, running BIBL as a DOOR on a BBS to
  816.            provide users an online catalog.
  817.          - Managing an office library.
  818.          - A public service agency has 30+ copies of BIBL. The home office
  819.            creates databases and sends them out to branches. With OPAC mode
  820.            set, the integrity of the files is preserved.
  821.  
  822.         B. Modifying HELP display (INFORMATION on the main menu).
  823.  
  824.         BIBL displays the file BIBL.HLP when 'I' is pressed on the Main
  825.         Menu. If you want to change the help display file, just rename
  826.         any ASCII file to BIBL.HLP and BIBL will display it...
  827.  
  828.         Technical Specs:
  829.  
  830.         1. Memory required. BIBL requires a minimum of 390K RAM to
  831.         operate. If you have more, then more will be available when you
  832.         Shell to DOS.
  833.  
  834.  
  835.         PASCAL structure for a BIBL record:
  836.  
  837.          bookrec = RECORD
  838.          recordstatus : longint;
  839.           author1 : string[70];
  840.           author2 : string[70];
  841.            Title1 : string[70];
  842.            title2 : STRING[70];
  843.            title3 : string[70];
  844.              publ : STRING[70];
  845.             publ2 : string[70];
  846.             class : STRING[40];
  847.          subject1 : string[30];
  848.          subject2 : STRING[70]; {descriptor field}
  849.             flag1 : char;       {flag1..3 are user stamp}
  850.             flag2 : char;
  851.             flag3 : char;
  852.             value : string[7]; {date}
  853.             note1 : STRING[70];
  854.             note2 : STRING[70];
  855.             note3 : STRING[70];
  856.             note4 : STRING[70];
  857.             note5 : STRING[70];
  858.             note6 : STRING[70];
  859.             note7 : string[70];
  860.            end;
  861.  
  862.         Indexes (the following keys are maintained in each .IX file):
  863.  
  864.         Author          first 20 characters of the field (stored upper case)
  865.         Title           first 25 characters of the field (stored upper case)
  866.         Subject         all characters of subject1 (stored upper case) 
  867.         Author/Title    14 characters of author+6 characters of title.
  868.         Description     first each word ofthe field is extracted (a word
  869.                         being a string of characters separated by a space or
  870.                         comma).
  871.  
  872.          Up to 20 characters of each 'word' is indexed.
  873.          Up to 8 words from any one line are indexed. If you
  874.          have 9 words on the line, the ninth is ignored.
  875.  
  876.          IMPORTANT: place a '-' between words you want BIBL to index together.
  877.  
  878.         File extensions used by BIBL:
  879.  
  880.         .DAT - a datafile
  881.         .IX  - the index to a DAT datafile.
  882.         .DIA - dialog file used by BIBLNET.EXE to handle locking.
  883.         .HLP - Help file (displays when I is pressed on Main Menu)
  884.         .SAV - temporary file, used during index rebuild/purge.
  885.         .USE - system file used by unregistered version only.
  886.  
  887.         The *.DAT and *.IX files together form 'a database.' You must
  888.         have the same name on both you .DAT and .IX files--usually taken
  889.         care of by BIBL but if you rename a database via DOS (for
  890.         example, renaming DEMO.DAT to MYFILE.DAT, be sure to rename
  891.         DEMO.IX to MYFILE.IX too!).
  892.  
  893.         .TXT - any ASCII file.
  894.         .BIX - BIBL Import/Export. A labelled ASCII file. This file uses a
  895.                specific format where each field is labelled (e.g., A1:, A2:
  896.                for the 2 author fields, T1: T2: T3: for the title fields, and
  897.                so on. Each record in the file is separated by '**'. The
  898.                ASCII import function on the Maintenance Menu will read a
  899.                BIX file and write the information to BIBL records. You
  900.                can use this facility for backing up your database or
  901.                moving records from one database to another.
  902.  
  903.         Here is a sample record in BIX format:
  904.  
  905.         **
  906.         A1: Bratley, Paul and Choueka, Yaacov
  907.         T1: Processing Truncated Terms in Document Retrieval Systems.
  908.         PB: Information Processing and Management. Volume 18, Number 5
  909.         P2: pages 276-66. 1982
  910.         SU: Information Retrieval
  911.         DE: Information-Storage Permuted-Indexes Subject-Indexing
  912.         N1: Presents uniform and efficient approach for processing all
  913.         N2: query terms in information retrieval which requires one disk
  914.         N3: access to obtain from the permuted dictionary all strings
  915.         N4: represented by the truncated term. The problem of the
  916.         N5: overhead storage required to implement the permuted
  917.         N6: dictionary is discussed. Fifteen references
  918.         N7: are provided.
  919.         **
  920.  
  921.         Note: BIBLNET.EXE has been compressed with PKLITE version 1.13
  922.  
  923.  
  924.  
  925.         Databases created by the single user version of BIBL or
  926.         the unregistered (SHAREWARE) version of BIBL/NET are
  927.         fully compatible with the registered version of BIBL/NET.
  928.         Security file used by unregistered version (BIBLSEC.DAT
  929.         and BIBLSEC.IX) is the same used by the registered
  930.         version of BIBL/NET.  Upgrading from shareware to
  931.         registered is a quick, and painless process.  Basically,
  932.         you just replace the BIBLNET.EXE file with its
  933.         registered counterpart.
  934.  
  935.         You must be logged onto your network to run BIBL/NET
  936.  
  937.  
  938.         Questions, comments, complaints, encouragement???
  939.  
  940.         Contact:
  941.  
  942.         Clyde W. Grotophorst, Route 1, Box 296, Hamilton, VA 22068
  943.         voice: (703) 993-2239 or call the GMUtant OnLine BBS (703) 993-2219,
  944.         and leave a comment for the Sysop. The Bulletin Board is your 
  945.         source for updates and additional BIBL/NET utilities. You may 
  946.         also reach the author via Compuserve (70404,3376).
  947.  
  948.         Notes:
  949.  
  950.         BIBL/NET REGISTRATION [Release 1.01a]
  951.  
  952.          Name __________________________________________________________
  953.          
  954.          Company Name___________________________________________________
  955.          
  956.          Address ________________________________________________________
  957.          ________________________________________________________________
  958.          
  959.          City ____________________ State __ Zip ____________
  960.          
  961.          Country ____________________ Phone (optional)____________
  962.  
  963.          How (or where) did you obtain your copy of BIBL/NET?
  964.  
  965.          Comments on the program:
  966.  
  967.  
  968.          Registration Fees (taxes/shipping included):
  969.  
  970.          Single Server.......................................$ 195.00
  971.             Each Additional Server...........................$  50.00
  972.          100 user version (1st server).......................$ 250.00
  973.             Each Additional Server (100 user version)........$  50.00
  974.          Additional year of software updates.................$  35.00
  975.  
  976.                                            Subtotal:       $ __________
  977.  
  978.           Less 15% (non-profit, tax-exempt institutions)   - $ ________
  979.  
  980.                                            Total enclosed: $ __________
  981.  
  982.         Please indicate desired format for diskette: ___ 3.50" ___ 5.25"
  983.  
  984.         Send check/money order/purchase order to:
  985.  
  986.         Clyde W. Grotophorst        (Tax ID #: 242-82-0793)
  987.         Route 1, Box 296
  988.         Hamilton, Virginia 22068 USA
  989.  
  990.         Once registration is received, you will receive:
  991.         
  992.         50 (or 100) user version of BIBLNET.EXE
  993.         5 copies of BIBL (single user, registered version)
  994.         Printed documentation booklet
  995.         90 day subscription in our software instant update plan
  996.         90 day telephone support.
  997.  
  998. ============================================================================
  999.